¿Cuánto se tarda en obtener la clasificación? Fases, plazos y trucos para ir más rápido

La clasificación empresarial de contratistas es un requisito imprescindible para que una empresa de obras (y opcional pero muy recomendable en servicios) pueda licitar contratos públicos de cierta envergadura. En concreto, la ley exige estar clasificado para obras con valor estimado igual o superior a 500.000 € (sin IVA). En contratos de obras menores, servicios o suministros no es obligatoria, aunque contar con ella agiliza la acreditación de solvencia en las licitaciones.

Obtener la clasificación es un proceso administrativo complejo que consta de varias fases encadenadas. A continuación desglosamos cada fase, los plazos reales que maneja, la documentación necesaria y los errores comunes, aportando además trucos prácticos en cada etapa para completar el trámite lo más rápido posible.

¿Cuánto tiempo toma todo el proceso?

Desde que se inicia la preparación hasta la resolución final suelen transcurrir varios meses. Solo la revisión administrativa puede llevar entre 3 y 4 meses desde la solicitud. Sumando la preparación previa y posibles retrasos, lo habitual es necesitar alrededor de 4 a 6 meses en total. Por ello, se recomienda planificar el expediente con al menos medio año de antelación respecto a la primera licitación donde se exigirá clasificación.

Más adelante veremos alternativas (subcontratación) si necesitas contratar urgentemente mientras terminas el proceso.

Fase 1: Preparación de la solicitud

En esta fase inicial, la empresa reúne y prepara toda la documentación necesaria para acreditar su personalidad, su habilitación y, sobre todo, su solvencia económica y técnica. Es una etapa crítica: un expediente bien preparado se traduce en menos demoras después. También conviene verificar que la compañía realmente necesita clasificarse (por ejemplo, si va a optar a obras por encima del umbral legal), ya que el esfuerzo solo se justifica si los contratos a licitar lo requieren.

Documentos requeridos

1. Documentación legal y societaria:

Escritura de constitución de la empresa y sus posteriores modificaciones, estatutos vigentes, poder notarial del representante legal, CIF/NIF, certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social. Es fundamental que estos documentos estén vigentes (no más de 6 meses).

2. Solvencia económico-financiera:

Últimas cuentas anuales aprobadas y depositadas en el Registro Mercantil. Si la empresa está obligada a auditoría, debe aportar también el informe correspondiente. El patrimonio neto debe ser al menos el 10 % del importe de la categoría que se solicita. Si se aspira, por ejemplo, a una categoría que habilita contratos de hasta 840.000 euros (categoría 3), se necesita un patrimonio neto mínimo de 84.000 €.

3. Solvencia técnica y profesional:

Relación de los trabajos realizados en los últimos años: últimos 5 años para obras y últimos 3 años para servicios. De cada contrato, debe aportarse el certificado de buena ejecución que acredite su realización, importe, fechas y cliente. En caso de contratos ejecutados en UTE, debe indicarse el porcentaje de participación.

4. Medios personales y materiales:

Listado del personal técnico clave, con sus titulaciones y experiencia. Relación de maquinaria o medios materiales, ya sea en propiedad, arrentadimiento financiero (leasing o renting) y alquiler. Se deben acreditar mediante contratos vigentes o documentación justificativa.

Errores comunes en la preparación

• Olvidar documentos o presentarlos desactualizados (como certificados caducados).
• No comprobar si el patrimonio neto alcanza el mínimo exigido.
• Solicitar certificados de buena ejecución en el último momento.
• Presentar documentación mal escaneada, ilegible o sin firmas digitales válidas.
• No incluir documentos que justifiquen los porcentajes en las UTEs.

Trucos para ir más rápido

• Checklist detallado: Haz una lista de verificación con todos los documentos, requisitos de formato, vigencia y firmas.
• Solicita certificados cuanto antes: No esperes al final. Pídelos al acabar cada contrato.
• Revisa el patrimonio neto antes de presentar: Y si es insuficiente, actúa con antelación (aportaciones, reservas…).
• Apóyate en especialistas: Un consultor puede ayudarte a evitar errores y presentar un expediente bien armado desde el principio.

Fase 2: Alta en eClasificación (solicitud telemática)

Una vez preparada toda la documentación, es el momento de presentar la solicitud a través del Portal eClasificación del Ministerio, de forma totalmente telemática. En esta fase se da de alta la empresa si es la primera vez que accede y se cumplimenta el expediente online con los datos y anexos necesarios.

Pasos principales en el portal

1. Acceso y registro:

Se accede al portal mediante certificado digital del representante de la empresa. Si la empresa no está registrada, se da de alta completando los datos básicos (NIF, razón social, etc.).

2. Creación del expediente:

Se crea un nuevo expediente indicando si es para obras o servicios. A continuación, se cumplimentan los formularios con:

• Datos de la empresa.
• Datos del representante.
• Declaraciones responsables.
• Información económica y técnica.
• Experiencia acreditada.

3. Anexar documentación:

Se deben subir los documentos en PDF en cada apartado correspondiente. Es importante nombrarlos de forma clara (ejemplo: Certificado_Hacienda2024.pdf, CuentaResultados2023.pdf).

4. Validación:

La plataforma permite validar los datos antes de firmar. Todas las secciones deben quedar en verde.

5. Firma y presentación:

Se genera un PDF resumen que debe revisarse cuidadosamente antes de firmar digitalmente. Una vez firmado y presentado, el sistema genera un justificante con el número de expediente.

Errores comunes en la solicitud telemática

• No completar correctamente todos los formularios.
• Subir documentos incompletos o en formatos no admitidos.
• Presentar datos incoherentes respecto a los documentos aportados.
• No firmar o no pulsar el botón de Presentar.
• Subir documentos escaneados de mala calidad.

Trucos para agilizar esta fase

• Revisar todo antes de firmar: Descarga el borrador y revísalo punto por punto antes de enviar.
• Cuidar la calidad del PDF: Asegúrate de que todos los documentos sean legibles y tengan reconocimiento OCR.
• Asegurar coherencia: Que los datos introducidos coincidan exactamente con los documentos aportados.
• Añadir documentación adicional de inmediato si faltó algo: No esperes a que te lo pidan.
• Guardar justificante y número de expediente: Te servirá para el seguimiento posterior.

Fase 3: Revisión administrativa del expediente

Una vez presentada la solicitud, la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado (o el órgano competente de la comunidad autónoma, si se ha tramitado allí) revisa la documentación presentada. Esta fase consiste en verificar que la empresa cumple todos los requisitos para obtener la clasificación solicitada.

¿Qué revisan?

• Que la documentación sea válida y esté completa.
• Que las cifras económicas sean correctas y coincidan con las cuentas.
• Que la experiencia profesional se haya acreditado correctamente.
• Que la empresa cumple con las exigencias legales y técnicas.

Plazos habituales

Aunque el plazo legal máximo es de tres meses, en la práctica puede alargarse hasta cuatro meses o algo más si hay requerimientos o la administración amplía el plazo por la carga de trabajo. Durante este tiempo, la administración puede realizar requerimiento, cosa que hace habitualmente.

Cómo hacer seguimiento

La administración notificará cualquier requerimiento a través del buzón electrónico (DEHú) de la empresa. Además, en el Portal eClasificación puedes consultar el estado del expediente.

Es recomendable revisar periódicamente el buzón electrónico y el portal para no perder ninguna comunicación.

Errores comunes en esta fase

• Pensar que todo está hecho y olvidarse de vigilar las notificaciones.
• No responder a tiempo a los requerimientos que puedan surgir.
• Desconocer que el expediente puede quedar parado si no se atiende un requerimiento.

Trucos para agilizar la revisión

• Revisar periódicamente el buzón electrónico y el portal.
• Responder a cualquier requerimiento lo antes posible.
• Consultar el estado si pasan más de tres meses sin noticias.

Fase 4: Subsanaciones y requerimientos

En la mayoría de los expedientes, la administración emite un requerimiento de subsanación solicitando aclaraciones o documentos adicionales. Esto es normal y forma parte del proceso.

Recibir un requerimiento no significa que el expediente vaya mal, simplemente que necesitan alguna aclaración o documentación para completar la evaluación.

Cómo se notifica

El requerimiento llega al buzón electrónico (DEHú) y suele detallar, punto por punto, qué necesita la administración. Se concede un plazo de 10 días hábiles para responder. Si no se responde en plazo, el expediente puede archivarse por desistimiento.

Cómo responder

• Preparar la documentación solicitada.
• Adjuntar todos los documentos en el Portal eClasificación, en la sección de Respuesta a requerimientos.
• Acompañar la documentación con un escrito breve, explicando qué se aporta para cada punto solicitado.
• Firmar y presentar electrónicamente la respuesta.

Errores comunes al responder

• No responder a tiempo.
• Contestar de forma parcial o incompleta.
• No aportar los documentos en el formato solicitado (originales, compulsados o con código seguro de verificación).
• No hacer un escrito claro que detalle qué se está aportando.

Trucos para agilizar esta fase

• Revisar el buzón electrónico a diario para detectar los requerimientos cuanto antes.
• Responder en cuanto sea posible, sin esperar al último día.
• Aportar documentación clara, completa y en el formato solicitado.
• Hacer un escrito que resuma qué se aporta en cada punto del requerimiento.

Fase 5: Resolución y obtención de la clasificación

Tras la revisión y, en su caso, la subsanación, la administración emite una resolución que indica si se concede o no la clasificación solicitada, detallando los grupos y categorías concedidos.

Esta resolución también se notifica por vía electrónica (DEHú).

¿Qué contiene la resolución?

• Los grupos y subgrupos en los que la empresa queda clasificada.
• La categoría económica, que determina hasta qué importe puede contratar en cada subgrupo.

Si la resolución es favorable, se inscribe a la empresa en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas (ROLECE) y se habilita la descarga del certificado oficial de clasificación.

¿Cuánto tiempo tarda?

El plazo legal es de tres a cuatro meses, aunque puede alargarse si hubo requerimientos. Si pasa este plazo y no se recibe respuesta, el silencio administrativo es negativo, lo que significa que la clasificación se considera denegada. No obstante, lo habitual es recibir una resolución expresa, aunque llegue con retraso.

¿Cuánto dura la clasificación?

La clasificación no caduca, pero debe mantenerse vigente mediante:

• La renovación anual de la solvencia económico-financiera (aportando documentación económica de la entidad).
• La renovación cada tres años de la solvencia técnica y profesional (un expediente muy parecido al inicial donde se incluyen toda la documentación referente a medios personales, materiales y financieros así como trabajos realizados.

Si no se presentan estas renovaciones correctamente y en plazo, la clasificación puede suspenderse o revocarse.

Errores comunes tras obtener la clasificación

• No mantenerla actualizada con las cuentas o los trabajos recientes.
• No revisar los datos de la resolución y detectar posibles errores.
• No aprovechar la clasificación en las licitaciones donde no es obligatoria, perdiendo una ventaja competitiva.

Trucos para sacar el máximo partido

• Programar recordatorios para las renovaciones anuales y trienales.
• Actualizar constantemente la documentación, guardando los certificados de las nuevas obras o servicios.
• Comunicar a la Junta cualquier cambio relevante (nombre, fusión, domicilio…).
• Destacar en las licitaciones que se está clasificado, incluso cuando no sea obligatorio.

¿Y si necesito licitar urgentemente sin tener aún la clasificación?

Puede ocurrir que una empresa necesite presentarse a una licitación pública y aún no haya obtenido la clasificación. En estos casos, existen dos vías que permiten participar sin tenerla aún:

Subcontratar parte del contrato

Otra opción es que una empresa clasificada licite como contratista principal y te subcontrate para una parte del contrato. En este caso:

• No necesitas clasificación propia.
• Puedes aportar tu experiencia y medios.
• Debes cumplir los requisitos de subcontratación fijados en los pliegos.

Es una alternativa válida para ganar experiencia en el sector público mientras gestionas tu clasificación.

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Tramitar la clasificación como contratista implica varios meses, muchos documentos y mucha atención al detalle. Cada fase tiene sus propios riesgos y oportunidades de mejora. Pero no tienes por qué hacerlo solo.

En CLAYGES llevamos más de 20 años acompañando a empresas del sector en este proceso. Nuestro equipo se encarga de:

• Preparar el expediente completo desde el inicio.
• Revisar todos los documentos para evitar errores.
• Presentar la solicitud y realizar el seguimiento.
• Atender subsanaciones en tiempo y forma.
• Mantener tu clasificación actualizada año tras año.

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